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So sieht eine Suche in searchit aus

Links die Trefferliste, rechts das Dokument im Browser. Die Fundstelle ist markiert, ohne die Datei zu öffnen.

Bildschirmfoto der searchit-Suche: links die Trefferliste zur Suche „dokumentation“ mit gelb markierten Fundstellen, rechts die Vorschau eines Word-Dokuments mit den Reitern Text-Vorschau, Vorschau, Entitäten, Metadaten und Anmerkungen.
  • Gelb markiert: wo der Suchbegriff im Dokument steht.
  • Reiter in der Vorschau: Text, Originalansicht, Entitäten, Metadaten und Anmerkungen.
  • Mit dem searchit-Klickdienst am Arbeitsplatz öffnet ein Klick die Datei im Originalprogramm.
Eine Mitarbeiterin sitzt am Schreibtisch zwischen Aktenstapeln und Ordnern, stützt den Kopf in die Hand und sucht auf zwei Bildschirmen nach einem Dokument. Dieselbe Mitarbeiterin am aufgeräumten Schreibtisch hält lächelnd das gefundene Blatt, auf dem Bildschirm ein schlichtes Suchfenster, neben ihr steht klein das Maskottchen searchit AI.
  • Im Inhalt gefunden Gefunden wird, was im Dokument steht. Ihre Ablage bleibt, wie sie ist.
  • Alle Quellen, eine Suche Laufwerk, Postfach, SharePoint und Teams in einer Trefferliste.
  • Rechte aus der Quelle Jeder Treffer trägt die Berechtigung aus seinem System.

Ausprobieren

Probieren Sie eine Suche.

Wählen Sie eine Beispielanfrage. Die Treffer kommen aus allen Ablagen zugleich, die Fundstelle ist markiert.

Beispielablauf mit erfundenen Daten

Kündigungsfrist

3 Treffer · Semantische Suche, wo eingerichtet: findet auch andere Worte für dasselbe.

  1. LaufwerkWartungsvertrag_Kranich_2025.docx§ 9 Kündigungsfrist: drei Monate zum Ende eines Vertragsjahres.Verträge › Lieferanten · 14.03.2025
  2. PostfachAW: Verlängerung Hostingvereinbarung… bitte die Kündigungsfrist bis 30.09. im Kalender vormerken.Einkauf · 02.07.2025
  3. SharePointMietvertrag_Lager_Hamburg.pdfDie Kündigungsfrist beträgt sechs Monate zum Quartalsende.Verwaltung · Scan, per Texterkennung gelesen

So läuft eine Suche ab

Wie findet searchit das?

Hinter der einen Suchzeile stehen fünf Schritte. Die ersten drei laufen vorher, im Hintergrund.

  1. Anbinden Je Quelle ein Crawler, der nach einem Zeitplan neue, geänderte und gelöschte Dokumente aufnimmt.
  2. Lesen Text, Dateiname, Pfad und Metadaten jedes Dokuments; Scans und Fotos über die Texterkennung.
  3. Rechte mitnehmen Jedes Dokument trägt die Berechtigungen aus seiner Quelle in den Index.
  4. Suchen Stichwortsuche mit Stammformen und Synonymen, wo eingerichtet zusammen mit der semantischen Suche.
  5. Filtern und zeigen Bei jeder Suche nur, was der Benutzer sehen darf, mit markierter Fundstelle in der Vorschau.

Für die schwierige Frage

  • Phrasen in Anführungszeichen, Platzhalter wie „Wartungsver*“
  • UND, ODER und NICHT, auch in Gruppen
  • Vorschläge beim Tippen, Ähnlichkeitssuche und „Meinten Sie?“ bei Tippfehlern
  • Wortnähe, Suche in einzelnen Feldern und reguläre Ausdrücke

Beispielablauf mit erfundenen Daten

Angemeldet als

Gehalt 3 Treffer

  1. LaufwerkGehaltsliste_2025.xlsxGehalt, Zulagen und Steuerklasse je Mitarbeiter.Personal › Lohn · nur Lohnbuchhaltung
  2. PostfachGehaltsabrechnung Oktober: Freigabe… die Gehälter gehen am 28. raus.Postfach Lohnbuchhaltung
  3. SharePointReiserichtlinie_2025.pdfSpesen werden mit dem nächsten Gehalt erstattet.Intranet › Richtlinien · alle

Rechte

So wird gefiltert

searchit übernimmt die Berechtigungen dort, wo Sie sie schon pflegen.

  1. Beim Indizieren Zu jedem Dokument speichert searchit, wer es in der Quelle öffnen darf.
  2. Bei der Anmeldung Der Benutzer meldet sich über Active Directory, LDAP, die Windows-Anmeldung oder einen Identitätsanbieter per SAML oder OpenID Connect an, auf Wunsch mit zweitem Faktor; searchit kennt damit seine Gruppen.
  3. Bei jeder Suche Die Treffer werden gegen diese Gruppen gefiltert, bevor die Liste entsteht.
  4. Auch für Ihre KI KI-Assistenten und der searchit AI Agent suchen mit den Rechten des angemeldeten Benutzers.

Ordnen

Ordnen Sie ganze Treffermengen.

Ein Schlagwort auf einen Treffer oder auf alle zugleich, und jedes Schlagwort wird zum Filter.

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Ein Schlagwort für alle markierten Treffer zugleich setzen; die Maske bietet die vorhandenen Schlagworte an.

  • Von Hand Öffentliche Schlagworte für alle oder private nur für Sie, freigeschaltet je Rolle, einzeln oder für die ganze Treffermenge.
  • In Hierarchien Schlagworte gliedern sich in Unterbegriffe, über mehrere Ebenen. So bilden Sie ganze Ordnungsbäume ab, etwa Vertrag › Lieferant › Wartung, jedes Schlagwort mit eigener Farbe.
  • Beim Indizieren Wo eingerichtet, vergibt eine KI Schlagworte und Kategorien und erkennt Signale wie Dringlichkeit oder Stimmung, alles als Filter.
  • Auf Zuruf Ihr KI-Assistent verschlagwortet ganze Treffermengen, erst als Vorschau, dann auf Ihr Wort. So geht das ›

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Zuweisen

Ein Schlagwort für alle markierten Treffer zugleich setzen; die Maske bietet die vorhandenen Schlagworte an.

Bildschirmfoto: Die Maske „Tags Zuweisen“ ist geöffnet, das Schlagwort „contract“ gewählt, zwei Treffer sind markiert; rechts die öffentlichen Schlagworte als Kachelgrafik.

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Filtern

Jedes Schlagwort steht als Fähnchen am Treffer und rechts als Filter; die Kachelgrafik zeigt, wie viele Treffer es trägt.

Bildschirmfoto: Trefferliste mit farbigen Schlagwort-Fähnchen; rechts das aufgeklappte Feld „Öffentliche Tags“ als Kachelgrafik.

Entitäten und Wissensgraph

Verbinden Sie Personen, Firmen, Vorgänge.

Wo eingerichtet, liest searchit aus jedem Dokument Personen, Organisationen, Orte und Beträge heraus und verbindet sie über alle Quellen zu einem Wissensgraphen, mit den Rechten des Quelldokuments.

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Der Reiter „Entitäten“ in der Vorschau: Firmen, Anschriften, ein Rabatt und ein Betrag aus einem Liefervertrag, darunter die Beziehungen.

  • Im Dokument Ein eigener Reiter in der Vorschau zeigt die erkannten Entitäten und ihre Beziehungen; ein Klick filtert auf alle Dokumente, in denen sie vorkommen.
  • Eine Schreibweise Varianten derselben Firma oder Person werden zusammengeführt. Die Vorschläge bestätigt ein Kurator, statt dass das System rät.
  • Nach Werten filtern Beträge über einer Grenze oder Zeiträume, statt nur exakter Zeichenketten.
  • Zusammenhänge verfolgen Von der Firma über die Beziehung zur Gegenseite und zu jedem Beleg. Ihr KI-Assistent fragt denselben Graphen. Wissensgraph ausprobieren ›

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Im Dokument

Der Reiter „Entitäten“ in der Vorschau: Firmen, Anschriften, ein Rabatt und ein Betrag aus einem Liefervertrag, darunter die Beziehungen.

Bildschirmfoto: Trefferliste zur Suche „vertrag lieferung“, rechts die Vorschau eines Liefervertrags mit dem Reiter Entitäten: Organisationen, Anschriften, Rabatt, Vertragsnummer und Betrag, darunter vier Beziehungen.

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Arbeitsplatz

Der Arbeitsplatz zeigt jede Entität einmal, mit Zahl der Dokumente, Typverteilung und Beziehungen samt Beleg.

Bildschirmfoto: Arbeitsplatz für Entitäten mit zwei Organisationen, je mit Zahl der Dokumente und Erwähnungen, einer aufgeklappten Beziehung; rechts die Typverteilung als Kachelgrafik.

Werkzeuge

Nutzen Sie jeden Treffer.

Hineinsehen, eingrenzen, ordnen, auswerten. Tippen Sie eine Kachel an und sehen Sie, wie es geht.

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Sehen Sie sofort hinein

Dokument, Tabelle, Bild und E-Mail erscheinen in der Vorschau, die Fundstellen markiert.

Bildschirmfoto: Trefferliste mit gelb markierten Fundstellen und daneben die Vorschau eines Word-Dokuments.
  • Mit dem searchit-Klickdienst am Arbeitsplatz öffnet ein Klick die Datei im Originalprogramm.
  • Mails öffnen sich unter Windows in Outlook.
  • Unter Windows und Linux öffnet sich der Ordner einer Datei im Dateimanager.

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Lesen Sie die Kurzfassung

Wo ein Sprachmodell eingerichtet ist, liest beim Indizieren eine KI mit.

Bildschirmfoto: Vorschau eines Dokuments mit KI-Zusammenfassung, Signalen und erkannten Begriffen.
  • Eine Zusammenfassung steht in der Vorschau neben dem Dokument.
  • Signale wie Stimmung und Dringlichkeit werden zu Filtern.
  • Personen, Firmen, Orte und Beträge werden erkannt und filterbar.

Aus Dokumenten wird Wissen ›

Werkzeug

Finden Sie Text in Scans

Die Texterkennung macht Scans, Fotos und bildhafte PDF-Dateien durchsuchbar.

Über einem Dokument auf dem Schreibtisch heben sich zwei Textzeilen als leuchtend blaue Balken ab, daneben prüft das Maskottchen searchit AI sie mit einer Lupe.
  • Der gescannte Mietvertrag wird über seinen Text gefunden.
  • Der erkannte Text steht in der Text-Vorschau und lässt sich von dort kopieren.
  • Gefiltert wird auch hier nach den Rechten der Quelle.

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Grenzen Sie mit einem Klick ein

Grafische Filter nach Ordner, Autor, Dateityp, Quelle und Zeit: als Baum, Balken, Kreis, Themenkarte oder Zeitachse.

Bildschirmfoto: Auswertung mit Kreisdiagrammen nach Quelle und Index, Größenanzeigen und Zeitverlauf.
  • Zeiträume auch relativ, etwa „die letzten 30 Tage“.
  • Ad-hoc-Auswertungen über jeden Filter und interaktive Dashboards.
  • Weitersuchen aus dem Treffer, etwa nach allen Mails an denselben Empfänger, mit einem Klick.

Werkzeug

Teilen Sie Suchen und Treffer

Was Sie einmal gefunden haben, finden Sie wieder, und Ihre Kollegen auch.

Das Maskottchen searchit AI schreibt in ein Notizbuch, daneben ein Zeitmesser und Zettel an einer Leine.
  • Suchen speichern und für Kollegen veröffentlichen; frühere Suchen aus dem Verlauf neu ausführen.
  • Gespeicherte Suchen abonnieren: Neue Treffer kommen per E-Mail.
  • Trefferliste als CSV-Tabelle, Dateien als ZIP oder direkt in die Zwischenablage.

Werkzeug

Sehen Sie, was doppelt liegt

Wer alles findet, sieht auch, was doppelt liegt und was längst gelöscht gehört.

Grafik in Draufsicht auf blauem Grund: Aufräumen eines Bestands.
  • Wie viel Platz jeder Ordner belegt, quer über Fileserver und Postfächer.
  • Doppelte Dokumente erkennt searchit über ihre Prüfsumme.
  • Auf Wunsch je Quelle bleiben frühere und gelöschte Fassungen durchsuchbar.

Antragsteller und Zweck erfassen. Die Frist von einem Monat läuft ab Eingang mit; einmal lässt sie sich mit Begründung auf drei Monate verlängern.

Nach der Person suchen, über Laufwerke, Postfächer und alle weiteren Quellen, und alle Treffer einer Suche auf einmal zum Antrag nehmen.

Der Auskunftsbericht entsteht direkt in der Anwendung, als Dokument zum Weitergeben. Textstellen in PDF- und Office-Dateien lassen sich vorher dauerhaft schwärzen.

Löschanfragen stellt, wer die Rolle dazu hat. Freigeben muss eine zweite Person: das Vier-Augen-Prinzip.

Gelöscht wird im Dateisystem und in Exchange-Postfächern, mit Rückfrage am Arbeitsplatz. Jede Löschanfrage steht in einer Historie.

Ein Mann legt Datenblätter in einen leuchtenden Tresor mit Schloss; daneben das Maskottchen searchit AI mit einem Schutzschild.

Suchen in

Durchsuchen Sie jede Ablage.

searchit bringt 100+ Quellanbindungen mit. Tippen Sie eine Quelle an: Sie sehen, was searchit dort liest.

Dateiformate PDF, Office, E-Mails, PST, Text und CSV, Bilder per Texterkennung, Archive wie ZIP, 7z oder RAR.

Und Ihr Fachsystem? Web-Services und Fachsysteme binden wir zusätzlich an, etwa eine Fachdatenbank als eigenes Such-Modul mit eigenen Filtern. Welche Ihrer Systeme dazugehören, prüfen wir im Termin.

Suchen in

Dateien und Laufwerke

Netzwerkfreigaben und Fileserver, lokale Laufwerke, HDFS, Google Drive und Nextcloud.

  • Inhalt, Dateiname, Pfad und Metadaten jeder Datei.
  • PDF, Office, Text und CSV; Bilder und Scans per Texterkennung; Archive wie ZIP, 7z oder RAR.
  • Gefiltert nach den Dateirechten des Fileservers, mit den Gruppen aus dem Active Directory.

Suchen in

E-Mail und Kalender

Exchange, Exchange Online, IMAP, POP3 und PST-Archive.

  • E-Mails samt Anhängen, dazu Termine und Kontakte.
  • Anhänge werden gelesen wie jede andere Datei, auch als Scan.
  • Ein Klick öffnet die Mail unter Windows in Outlook.

Suchen in

Microsoft 365 und Zusammenarbeit

SharePoint, Microsoft Teams, Jira und Wikis.

  • SharePoint-Bibliotheken mit ihren Dokumenten und Metadaten.
  • Teams-Kanäle und Chats samt Anhängen.
  • Gefiltert nach den Rechten der Quelle.

Suchen in

Dokumentenmanagement

Alfresco, OpenText Livelink, IBM FileNet P8, Documentum, Meridio und Systeme mit CMIS-Schnittstelle.

  • Dokumente samt ihren Metadaten aus dem Dokumentenmanagement.
  • Eine Suche über Dokumentenmanagement, Laufwerke und Postfächer zugleich.
  • Gefiltert nach den Rechten des Dokumentenmanagements.

Suchen in

Datenbanken

PostgreSQL, Microsoft SQL Server, Oracle, MariaDB und weitere SQL-Datenbanken.

  • Datensätze aus Tabellen und Abfragen werden durchsuchbar wie Dokumente.
  • Eine Fachdatenbank lässt sich als eigenes Such-Modul mit eigenen Filtern einrichten.
  • Welche Tabellen dazugehören, legen Sie fest.

Suchen in

Web und Medien

Websites, RSS-Feeds, Google News und YouTube.

  • Websites mit Regeln, welche Seiten dazugehören.
  • Beobachtete Quellen als gespeicherte Suche: Neue Treffer kommen als Abo per E-Mail.
  • Eine Suchbox oder ganze Suchseite für Ihre eigene Website.

Einsatz

Wählen Sie Ihren Bereich.

Dieselbe Suche trägt sehr verschiedene Arbeit. Wählen Sie einen Bereich: Bild und Beispiel wechseln mit.

Ein Mitarbeiter im Service-Desk mit Headset spricht mit einem Anrufer und zeigt auf eine markierte Zeile in der Ticketliste auf seinem Bildschirm.

Finden Sie die Lösung von letztem Mal

Beispielanfrage Fehler E-204 Etikettendrucker

  • Frühere Fälle aus dem Postfach und aus Jira.
  • Das Handbuch vom Laufwerk, die Fundstelle markiert.
  • Der Tipp aus dem Teams-Kanal, mit den Rechten aus Teams.

Branchen: IT · Handel

Beispielanfragen, erfunden

Eine Juristin liest am Besprechungstisch einer Kanzlei konzentriert in einer Mandantenakte, daneben ein aufgeklappter Laptop und ein Regal mit Gesetzesbänden.

Sehen Sie das ganze Mandat

Beispielanfrage Haftung Mandat Weber 2024

  • Schriftsätze, Akten und Mails zu einem Mandat zusammen.
  • Jede Akte nur für die, die sie öffnen dürfen.
  • Schlagworte je Mandat, auf ganze Treffermengen zugleich.

Branchen: Rechtsanwälte · Steuerberater und Wirtschaftsprüfer · Finanzdienstleister · Gesundheitswesen · Human Resources

Beispielanfragen, erfunden

Eine Frau in einem Aktenarchiv; aus den Papieren steigt ein Netz verbundener Punkte auf, daneben das Maskottchen searchit AI.

Durchsuchen Sie auch Papier

Beispielanfrage Bebauungsplan Nordstraße

  • Gescannte Unterlagen aus Jahrzehnten, über die Texterkennung.
  • Eine Suche für die eigene Website, für Bürgerinnen und Bürger.
  • Auskünfte nach der DSGVO mit Fristenlauf.

Branchen: Öffentlicher Sektor · Bildungswesen · Archive und Museen · Medien und Verlage

Beispielanfragen, erfunden

Eine Ingenieurin mit Schutzhelm und blauer Warnweste steht in einer hellen Produktionshalle mit Tablet und Planrollen, auf der Werkbank liegt ein Prüfbericht.

Finden Sie Pläne und Prüfberichte

Beispielanfrage Prüfbericht Kran 3

  • Pläne, Verträge, Prüfberichte und Lieferpapiere aus allen Ablagen.
  • Neue Prüfberichte als Abo per E-Mail.
  • Überblick über Speicherplatz und Dubletten.

Branchen: Industrie · Bauwesen · Immobilien · Energie und Versorgung · Transport und Logistik

Beispielanfragen, erfunden

Im Einsatz bei Allianz, Samsung, der Österreichischen Gesundheitskasse und weiteren Häusern. Zu den Referenzen ›

  • Mit Ihren Rechten Der Assistent sieht nur, was der angemeldete Benutzer sieht.
  • Je Rolle freigeschaltet Ob ein Assistent zugreift und was er ändern darf, etwa Schlagworte setzen, legen Rollen in searchit fest.
  • Mehr als Suchen Auswerten, im Wissensgraphen nachschlagen, verschlagworten und Dateien am Arbeitsplatz öffnen.

Beispielablauf mit erfundenen Daten

Sie Fasse den Prüfbericht zur Halle 3 zusammen.

  1. search „Prüfbericht Halle 3“: 3 Treffer, gefiltert nach Ihren Rechten
  2. get_document Pruefbericht_Halle3_2026.pdf

KI-Assistent Der Bericht vom 12. März 2026 nennt zwei Mängel: ein Rolltor schließt verzögert, ein Fluchtweg ist verstellt. Frist zur Behebung: 30. April. Quelle: Laufwerk › Technik › Prüfberichte

Für Ihre eigenen Anwendungen gibt es die Suche zusätzlich als REST-Schnittstelle (Representational State Transfer).

searchit AI Agent: der digitale Mitarbeiter › searchit Chatbot für Ihre Website › Den Wissensgraphen ausprobieren ›

Einkaufsleiterin bedient am Laptop einen Preisrechner; daneben zeigt das Maskottchen searchit AI mit der Lupe auf eine Zeile der Kostenaufstellung. Symbolbild.

Rechnen Sie Ihren Bestand durch

  1. Objekte und Textmenge je Objekt angeben
  2. Semantische Suche, KI-Anreicherung und Betriebsart wählen
  3. Lizenz und Modellkosten ablesen, auf Wunsch als Anfrage per E-Mail
Preis für Ihren Bestand berechnen

Öffnet in einem neuen Tab, mit Ihrer Größe vorbelegt.

Semantische Suche und KI-Anreicherung: Die Funktion ist Teil der Lizenz, die Modellkosten des Anbieters stehen getrennt im Rechner. Richtwerte, netto zuzüglich Umsatzsteuer; verbindlich ist das Angebot nach der Messung Ihres Bestands.

Müssen wir unsere Dokumente vorher verschlagworten?

Nein. searchit liest den Text jedes Dokuments, dazu Dateiname, Pfad und Metadaten. Schlagworte vergeben Sie zusätzlich, von Hand oder, wo eingerichtet, durch die KI beim Indizieren. Ausprobieren ›

Sieht jeder Mitarbeiter alles?

Nein. Jeder Treffer wird nach den Berechtigungen seiner Quelle gefiltert, bei jeder Suche. Wer eine Datei auf dem Laufwerk nicht öffnen darf, findet sie auch in searchit nicht. Rollen umschalten ›

Wo läuft searchit?

searchit ist eine eigene Installation für Ihr Haus: im eigenen Rechenzentrum oder auf einer eigenen virtuellen Maschine in der Cloud. Gesucht wird im Browser.

Wie aktuell sind die Treffer?

Die Crawler laufen nach einem Zeitplan, den Sie je Quelle festlegen, und nehmen neue, geänderte und gelöschte Dokumente auf. Ob ein Dokument aufgenommen wurde und warum nicht, sieht Ihre IT je Dokument in einem eigenen Such-Modul.

Findet searchit auch Text in gescannten Dokumenten?

Ja, mit der Texterkennung. Sie macht Scans, Fotos und bildhafte PDF-Dateien durchsuchbar.

Bekommen wir Antworten statt Trefferlisten?

Wo ein Sprachmodell eingerichtet ist, fasst searchit die ersten Treffer zu einer Kurzantwort zusammen und zeigt in der Vorschau jedes Dokuments eine Zusammenfassung. Ausführliche Antworten mit Quellenangabe gibt Ihr KI-Assistent über den MCP-Server oder der searchit AI Agent. Aufträge ansehen ›

Können wir klein anfangen?

Ja. Sie binden zuerst die Quellen an, in denen am meisten gesucht wird, und nehmen weitere dazu, wann Sie wollen. Semantische Suche und KI-Anreicherung lassen sich zunächst auf eine Abteilung, ein Projekt oder einen Dokumenttyp beschränken. Preis ansehen ›

Die blaue Bohne am Auskunftstresen, um sie Sprechblasen mit Fragezeichen, eine davon mit Haken.

Vorführung

Sehen Sie Ihre Suche live.

In rund 45 Minuten zeigen wir searchit an Quellen wie Ihren und beantworten Ihre Fragen.

Im Einsatz bei Allianz, Samsung, der Österreichischen Gesundheitskasse und weiteren Häusern.

  • Der Termin dauert rund 45 Minuten und findet online statt.
  • Es meldet sich ein Mensch aus dem Vertrieb, in der Regel am nächsten Werktag.
  • Ihre Angaben nutzen wir für die Terminvereinbarung und für nichts anderes.
  • Der Knopf öffnet Ihr E-Mail-Programm mit der fertigen Nachricht. Abgeschickt wird sie erst, wenn Sie es tun.