# Destralhar o digital de forma simples: 5 dicas para as melhores estratégias Comunicado de 21 de dezembro de 2023: cinco dicas para libertar espaço, encontrar duplicados e poupar CO2 com pesquisa empresarial e partilha de ficheiros. *Viena, 21 de dezembro de 2023* Como a pesquisa empresarial e as soluções de partilha de ficheiros ajudam as empresas a gerir o armazenamento de forma mais eficiente **(Viena, 21 de dezembro de 2023)** Em 2005, a Hitachi lançou pela primeira vez um disco rígido de 500 GB – um tamanho inimaginável na época. Desde então, as nossas necessidades de armazenamento cresceram de forma exorbitante: e-mails, documentos, fotos, bases de dados, sites – a montanha de dados aumenta todos os dias. Para as empresas, isto significa custos adicionais com armazenamento – o espaço para o crescente fluxo de dados. A isso juntam-se custos adicionais de administração e de esforço de pesquisa. Também o ambiente e o clima ficam mais sobrecarregados pelo aumento do volume de dados. As emissões de gases com efeito de estufa causadas pelas TI aumentam cerca de 8 % por ano e, segundo um estudo do think tank climático The Shift Project, já representam 3 a 4 por cento do total das emissões de CO2. Uma boa razão para pensar em destralhar o digital. As dicas seguintes mostram como as organizações podem usar soluções de pesquisa empresarial e técnicas práticas para destralhar o digital e assim libertar armazenamento dispendioso. ## Mais espaço & mais segurança – Dica 1: remover o software que não é utilizado As soluções de software obsoletas e que já não são necessárias não só ocupam espaço em servidores e computadores cliente, como muitas vezes representam também um risco de segurança considerável. Estes programas sem uso e, na maioria dos casos, sem atualizações de segurança oferecem aos hackers uma porta de entrada bem-vinda para acederem a outras áreas da infraestrutura de TI de uma empresa. Aproveite os dias calmos entre as festas para dar uma vista de olhos ao software instalado nos seus dispositivos. Com a ferramenta do Windows «Adicionar ou remover programas» vê rapidamente quanto espaço de armazenamento ocupa cada programa instalado e pode remover de forma rápida e simples o software de que já não precisa. ## Grão a grão enche a galinha o papo – Dica 2: destralhar as caixas de correio É certo que nem todos os e-mails lidos podem simplesmente ser apagados, pois também a correspondência eletrónica está sujeita a determinadas obrigações de conservação. Mas, sejamos sinceros: quantas das inúmeras newsletters que chegam todos os dias às caixas de correio são realmente lidas, e não apenas guardadas para um «leio isto mais tarde» sempre adiado? Para separar o trigo do joio e declarar guerra às caixas de correio demasiado grandes, uma solução de pesquisa empresarial pode ser útil. As soluções de pesquisa empresarial permitem pesquisar e filtrar de forma inteligente registos (e-mails, ficheiros, entradas de bases de dados, etc.) pelo seu conteúdo em todas as fontes de armazenamento da empresa. Com um software deste tipo também é possível encontrar e filtrar e-mails segundo os mais diversos critérios. Assim, as subscrições podem ser encontradas e canceladas rapidamente, e as caixas de correio destralhadas com facilidade. ## Dica 3: evitar anexos – poupar espaço de armazenamento & CO2 Folhetos, relatórios, propostas, contratos, fotos – muitos documentos não vivem apenas em servidores de ficheiros e PC, mas incham também as caixas de correio de remetentes e destinatários. «Um mesmo documento encontra-se muitas vezes em múltiplas cópias nos servidores da empresa, por vezes com nomes de ficheiro diferentes mas o mesmo conteúdo. Muitos destes duplicados foram enviados como anexos», afirma Christoph Wendl, CEO da empresa de TI vienense Iphos IT Solutions. «É mais seguro e poupa mais recursos não enviar sequer como anexo documentos necessários repetidamente, como fotos e folhetos de produtos, mas disponibilizá-los através de um link para um armazenamento na cloud de partilha de ficheiros. Os documentos podem então ser lidos ou descarregados pelo destinatário sem sobrecarregar os servidores de correio com inúmeras cópias. No caso de documentos confidenciais, pode trabalhar-se ainda com acesso protegido por palavra-passe», continua Wendl. Afinal, um e-mail com um anexo grande gera cerca de 50 g de CO2, enquanto a pegada de CO2 de um simples e-mail com link é de apenas cerca de 5 g. Evitando o envio direto de anexos – por exemplo, com uma solução de partilha de ficheiros como o shareit based on Nextcloud – não só se poupa espaço de armazenamento, como também se faz algo contra as alterações climáticas. ## À caça! Duplicados nos servidores de correio e de ficheiros – Dica 4: encontrar e eliminar ficheiros duplicados Um problema de que as organizações se queixam frequentemente são as múltiplas versões de um mesmo ficheiro, muitas vezes espalhadas com outros nomes pelas diferentes fontes de dados e que assim resistem com êxito à sua redução. As soluções de pesquisa empresarial de topo podem ajudar. O software de pesquisa empresarial searchit, do fabricante de software austríaco Iphos IT Solutions, oferece na sua versão atual também um plugin de gestão do espaço de armazenamento dedicado à caça aos duplicados. Um algoritmo desenvolvido especialmente verifica todos os documentos ligados ao software de pesquisa quanto a duplicados. O algoritmo do searchit calcula para cada documento uma chamada soma de verificação (checksum) e guarda-a no índice. Se, após a indexação, uma soma de verificação existir várias vezes, trata-se de duplicados exatos de um documento. Mesmo que a cópia de um documento tenha sido movida para outro local, enviada como anexo ou renomeada, o searchit consegue reconhecer os duplicados em todas as fontes de dados ligadas – seja no servidor de ficheiros, no servidor de correio, no servidor web ou nos PC. «Encontrar duplicados era um pedido que nos faziam frequentemente para alargar a nossa solução de pesquisa searchit. Porque é aqui que, na maioria das organizações, se perde muito espaço de armazenamento. Isso custa dinheiro na aquisição de infraestrutura adicional, mas também nos custos de energia do funcionamento dos servidores e das soluções de armazenamento. Em tempos de aumento dos custos de energia e de hardware, não é um fator de somenos», afirma Wendl. ## Dica 5: com uma visão de conjunto melhor, atacar primeiro os maiores problemas Como se sabe, é preciso primeiro tomar consciência de um problema para o poder combater. No entanto, muitas vezes as organizações não têm de todo claro o que se foi acumulando ao longo do tempo nos diversos repositórios de dados e quanto armazenamento tem de ser gasto com isso. Com a visualização do espaço de armazenamento, o software de pesquisa empresarial searchit destaca-se também pela representação gráfica do armazenamento ocupado. Quer a distribuição dos documentos duplicados deva ser apresentada em percentagem ou segundo o armazenamento necessário – o plugin «Gestão do armazenamento» permite uma arrumação estruturada dos repositórios de dados. A eliminação de ficheiros que já não são necessários pode, opcionalmente, ser feita segundo o princípio dos quatro olhos. Nesse caso, cada pedido de eliminação tem de ser aprovado por um utilizador autorizado. Qualquer dia é um bom dia para começar a dominar o caos de dados com uma estrutura mais enxuta. A passagem de ano que se aproxima talvez motive um bocadinho mais a enfrentar de facto a tarefa de destralhar o digital e a começar o novo ano com repositórios de dados arrumados. Mais informações sobre pesquisa empresarial com o searchit: [www.searchit-enterprise-search.com](https://www.searchit-enterprise-search.com) Mais informações sobre partilha de ficheiros empresarial com o shareit: [iphos.com/shareit](https://iphos.com/shareit) ## Sobre o searchit A empresa internacional Iphos IT Solutions redefine para as empresas o tema dos «Enterprise Search Engines». Com o lançamento do searchit, a empresa posiciona-se como um inovador sustentável no setor. Ing. Christoph Wendl dirige, juntamente com Lyubomir Ivanov, como Chief Executive Officer (CEO), a empresa fundada em 1998, que enfrenta os desafios atuais das TI com soluções inovadoras. ## Contacto para a imprensa - Ing. Christoph Wendl, diretor-geral, Iphos IT Solutions GmbH - Khekgasse 35, 1230 Viena, Áustria - Tel.: +43 1 869 84 00 - E-mail: [info@searchit.cc](mailto:info@searchit.cc) - [Comunicado em PDF (alemão)](https://searchit-agent.ai/pr/digital-entruempeln-leicht-gemacht-5-tipps-fuer-die-besten-strategien/20231120-presseaussendung-digitales-entruempeln.pdf) --- - searchit AI Agent: Esta versão é gerada a partir dos ficheiros de idioma da página (scripts/gen-unternehmen.py). Prevalece a própria página.