# Decluttering digitale facile: 5 consigli per le migliori strategie Comunicato del 21 dicembre 2023: cinque consigli per liberare spazio, trovare duplicati e risparmiare CO2 con l’enterprise search e il file sharing. *Vienna, 21 dicembre 2023* Come l’enterprise search e le soluzioni di file sharing aiutano le aziende a gestire lo spazio di archiviazione in modo più efficiente **(Vienna, 21 dicembre 2023)** Nel 2005 Hitachi lanciò per la prima volta un disco rigido da 500 GB, una dimensione allora inimmaginabile. Da allora il nostro fabbisogno di spazio di archiviazione è cresciuto a dismisura: e-mail, documenti, foto, database, siti web – la montagna di dati cresce ogni giorno. Per le aziende ciò significa costi aggiuntivi per lo storage, cioè lo spazio di archiviazione per il crescente flusso di dati. A questi si aggiungono costi per la gestione e per la ricerca. Anche l’ambiente e il clima sono più gravati dall’aumento del volume di dati. Le emissioni di gas serra causate dall’IT crescono ogni anno di circa l’8 % e, secondo uno studio del think tank sul clima The Shift Project, rappresentano già dal 3 al 4 per cento delle emissioni totali di CO2. Un buon motivo per riflettere sul decluttering digitale. I consigli che seguono mostrano come le organizzazioni possono usare soluzioni di enterprise search e tecniche pratiche per il decluttering digitale, liberando così costoso spazio di archiviazione. ## Più spazio & più sicurezza – Consiglio 1: rimuovere il software non utilizzato Le soluzioni software obsolete e non più necessarie non occupano solo spazio su server e computer client, ma spesso rappresentano anche un notevole rischio per la sicurezza. Questi programmi inutilizzati e per lo più privi di patch offrono agli hacker un comodo punto d’ingresso per accedere ad altre aree dell’infrastruttura IT di un’azienda. Approfittate dei giorni tranquilli tra le festività per dare un’occhiata al software installato sui vostri dispositivi. Con lo strumento di Windows «Installazione applicazioni» vedete rapidamente quanto spazio occupano i singoli programmi installati e potete rimuovere in modo rapido e semplice il software non più necessario. ## Anche le piccole cose contano – Consiglio 2: riordinare le caselle di posta Indubbiamente non tutte le e-mail lette possono essere semplicemente cancellate: anche la corrispondenza elettronica è soggetta a determinati obblighi di conservazione. Ma, siamo sinceri: quante delle innumerevoli newsletter che arrivano ogni giorno nelle caselle di posta vengono davvero lette e non solo conservate per un «lo leggo dopo» rimandato sempre più in là? Per separare il grano dal loglio e dichiarare guerra alle caselle di posta troppo grandi, una soluzione di enterprise search può essere utile. Le soluzioni di enterprise search consentono di cercare e filtrare in modo intelligente i record (e-mail, file, voci di database, ecc.) in base al loro contenuto in tutte le fonti di archiviazione dell’azienda. Con un software di questo tipo è possibile anche trovare e filtrare le e-mail secondo i criteri più diversi. Gli abbonamenti possono così essere trovati e disdetti rapidamente e le caselle di posta riordinate con facilità. ## Consiglio 3: evitare gli allegati – risparmiare spazio & CO2 Brochure, report, offerte, contratti, foto: molti documenti non risiedono solo su file server e PC, ma gonfiano anche le caselle di posta di mittenti e destinatari. «Uno stesso documento si trova spesso in molteplici copie sui server aziendali, a volte con nomi di file diversi ma con lo stesso contenuto. Molti di questi duplicati sono stati inviati come allegati», afferma Christoph Wendl, CEO dell’azienda informatica viennese Iphos IT Solutions. «È più sicuro e più rispettoso delle risorse non inviare affatto come allegato i documenti richiesti di continuo, come foto e brochure di prodotto, ma renderli accessibili tramite un link a uno spazio cloud di file sharing. I documenti possono così essere letti o scaricati dal destinatario senza appesantire i mail server con innumerevoli copie. Per i documenti riservati si può inoltre lavorare con un accesso protetto da password», prosegue Wendl. Un’e-mail con un allegato di grandi dimensioni genera pur sempre circa 50 g di CO2, mentre l’impronta di CO2 di una semplice e-mail con un link è solo di circa 5 g. Evitando l’invio diretto di allegati, per esempio con una soluzione di file sharing come shareit based on Nextcloud, non solo si risparmia spazio di archiviazione, ma si fa anche qualcosa contro il cambiamento climatico. ## All’attacco! Caccia ai duplicati su mail server e file server – Consiglio 4: trovare ed eliminare i file doppi Un problema spesso lamentato nelle organizzazioni sono le molteplici versioni di uno stesso file, spesso sparse con nomi diversi nelle varie fonti di dati e che così resistono con successo a ogni tentativo di sfoltimento. Le soluzioni di enterprise search di alto livello possono porvi rimedio. Il software di enterprise search searchit del produttore austriaco Iphos IT Solutions, per esempio, offre nella sua versione attuale anche un plugin per la gestione dello spazio di archiviazione, dedicato alla caccia ai duplicati. Un algoritmo sviluppato appositamente controlla la presenza di duplicati in tutti i documenti collegati al software di ricerca. L’algoritmo di searchit calcola per ogni documento un cosiddetto checksum e lo salva nell’indice. Se dopo l’indicizzazione un checksum compare più volte, si tratta di duplicati esatti di un documento. Anche se la copia di un documento è stata spostata in un’altra posizione, inviata come allegato o rinominata, searchit è in grado di riconoscere i duplicati in tutte le fonti di dati collegate, che si tratti di file server, mail server, web server o PC. «Trovare i duplicati era una richiesta che ci veniva rivolta spesso per ampliare la nostra soluzione di ricerca searchit. È infatti qui che nella maggior parte delle organizzazioni va perso molto spazio di archiviazione. Questo costa denaro per l’acquisto di infrastruttura aggiuntiva, ma anche per i costi energetici del funzionamento di server e soluzioni di storage. In tempi di aumento dei costi dell’energia e dell’hardware, non è un fattore trascurabile», afferma Wendl. ## Consiglio 5: con una visione d’insieme migliore affrontare prima i problemi più grandi Com’è noto, bisogna prima rendersi conto di un problema per poterlo affrontare. Spesso però le organizzazioni non hanno affatto chiaro che cosa si sia accumulato nel tempo nei vari archivi di dati e quanto storage debba essere impiegato a tale scopo. Con la visualizzazione dello spazio di archiviazione il software di enterprise search searchit si distingue anche per la rappresentazione grafica dello spazio occupato. Che la ripartizione dei documenti duplicati debba essere mostrata in percentuale o in base allo spazio che occupano, il plugin «Gestione dello spazio di archiviazione» consente un riordino strutturato degli archivi di dati. L’eliminazione dei file non più necessari può essere effettuata, a scelta, secondo il principio dei quattro occhi. In tal caso ogni richiesta di eliminazione deve essere approvata da un utente autorizzato. Ogni giorno è un buon giorno per iniziare a domare il caos dei dati con una struttura più snella. L’imminente cambio d’anno forse motiva un pochino di più ad affrontare davvero il decluttering digitale e a iniziare il nuovo anno con archivi di dati in ordine. Maggiori informazioni sull’enterprise search con searchit: [www.searchit-enterprise-search.com](https://www.searchit-enterprise-search.com) Maggiori informazioni sull’enterprise file sharing con shareit: [iphos.com/shareit](https://iphos.com/shareit) ## Su searchit L’azienda internazionale Iphos IT Solutions ridefinisce per le imprese il tema degli «Enterprise Search Engines». Con il lancio di searchit, l’azienda si posiziona come innovatore sostenibile nel settore. Ing. Christoph Wendl guida insieme a Lyubomir Ivanov, come Chief Executive Officer (CEO), l’azienda fondata nel 1998, che affronta con soluzioni innovative le sfide attuali dell’IT. ## Contatto per i media - Ing. Christoph Wendl, amministratore delegato, Iphos IT Solutions GmbH - Khekgasse 35, 1230 Vienna, Austria - Tel.: +43 1 869 84 00 - E-mail: [info@searchit.cc](mailto:info@searchit.cc) - [Comunicato in PDF (tedesco)](https://searchit-agent.ai/pr/digital-entruempeln-leicht-gemacht-5-tipps-fuer-die-besten-strategien/20231120-presseaussendung-digitales-entruempeln.pdf) --- - searchit AI Agent: Questa versione è generata dai file di lingua della pagina (scripts/gen-unternehmen.py). Fa fede la pagina stessa.