# Le désencombrement numérique en toute simplicité : 5 conseils pour les meilleures stratégies Communiqué du 21 décembre 2023 : cinq conseils pour libérer du stockage, éliminer les doublons et économiser du CO2 avec l’Enterprise Search et le partage de fichiers. *Vienne, 21 décembre 2023* Comment la recherche d’entreprise et les solutions de partage de fichiers aident les entreprises à gérer leur stockage plus efficacement **(Vienne, 21 décembre 2023)** En 2005, Hitachi a commercialisé pour la première fois un disque dur de 500 Go – une taille inimaginable à l’époque. Depuis, nos besoins en stockage ont explosé : e-mails, documents, photos, bases de données, sites web – la montagne de données grandit chaque jour. Pour les entreprises, cela signifie des surcoûts de stockage – l’espace nécessaire au flot croissant de données. S’y ajoutent des surcoûts d’administration et d’effort de recherche. L’environnement et le climat sont eux aussi davantage mis à contribution par l’augmentation du volume de données. Les émissions de gaz à effet de serre causées par l’informatique augmentent d’environ 8 % par an et représentent déjà, selon une étude du think tank climatique The Shift Project, 3 à 4 pour cent des émissions totales de CO2. Une bonne raison de réfléchir au désencombrement numérique. Les conseils suivants montrent comment les organisations peuvent utiliser des solutions de recherche d’entreprise et des techniques pratiques pour désencombrer le numérique et libérer ainsi un stockage coûteux. ## Plus d’espace & plus de sécurité – Conseil 1 : supprimer les logiciels inutilisés Les solutions logicielles obsolètes et devenues inutiles n’occupent pas seulement de la place sur les serveurs et les postes clients, elles représentent aussi souvent un risque de sécurité considérable. Ces programmes inutilisés et le plus souvent non corrigés offrent aux pirates une porte d’entrée bienvenue pour accéder à d’autres parties de l’infrastructure informatique d’une entreprise. Profitez donc des jours calmes entre les fêtes pour jeter un œil aux logiciels installés sur vos appareils. Avec l’outil Windows « Ajouter ou supprimer des programmes », vous voyez rapidement combien d’espace de stockage utilise chaque programme installé et pouvez supprimer rapidement et simplement les logiciels dont vous n’avez plus besoin. ## Les petits ruisseaux font les grandes rivières – Conseil 2 : désencombrer les boîtes mail Certes, tout e-mail lu ne peut pas simplement être supprimé, car la correspondance électronique est elle aussi soumise à certaines obligations de conservation. Mais soyons honnêtes : combien des innombrables newsletters qui arrivent chaque jour dans les boîtes mail sont réellement lues, et pas seulement conservées pour un « je lirai ça plus tard » sans cesse repoussé ? Pour séparer le bon grain de l’ivraie et déclarer la guerre aux boîtes mail beaucoup trop volumineuses, une solution de recherche d’entreprise peut être utile. Les solutions de recherche d’entreprise permettent de rechercher et de filtrer intelligemment des enregistrements (e-mails, fichiers, entrées de base de données, etc.) d’après leur contenu dans toutes les sources de stockage de l’entreprise. Un tel logiciel permet aussi de trouver et de filtrer les e-mails selon les critères les plus divers. Les abonnements peuvent ainsi être trouvés et résiliés rapidement, et les boîtes mail facilement désencombrées. ## Conseil 3 : éviter les pièces jointes – économiser de l’espace de stockage & du CO2 Brochures, rapports, offres, contrats, photos – de nombreux documents ne se trouvent pas seulement sur les serveurs de fichiers et les PC, ils gonflent aussi les boîtes mail des expéditeurs et des destinataires. « Un seul et même document se trouve souvent en de multiples exemplaires sur les serveurs de l’entreprise, parfois avec des noms de fichier différents mais un contenu identique. Beaucoup de ces doublons ont été envoyés en pièce jointe », explique Christoph Wendl, CEO de l’entreprise informatique viennoise Iphos IT Solutions. « Il est plus sûr et plus économe en ressources de ne pas envoyer du tout en pièce jointe les documents souvent demandés, comme les photos et brochures de produits, mais de les rendre accessibles via un lien vers un stockage cloud de partage de fichiers. Les documents peuvent alors être lus ou téléchargés par le destinataire sans encombrer les serveurs de messagerie en de multiples exemplaires. Pour les documents confidentiels, on peut en outre travailler avec un accès protégé par mot de passe », poursuit Wendl. Un e-mail avec une pièce jointe volumineuse génère tout de même environ 50 g de CO2, alors que l’empreinte carbone d’un simple e-mail avec un lien n’est que d’environ 5 g. En évitant l’envoi direct de pièces jointes – par exemple grâce à une solution de partage de fichiers comme shareit based on Nextcloud – on économise donc non seulement de l’espace de stockage, mais on agit aussi contre le changement climatique. ## Taïaut ! La chasse aux doublons sur les serveurs de messagerie et de fichiers – Conseil 4 : trouver et éliminer les fichiers en double Un problème souvent déploré dans les organisations est celui des multiples versions d’un seul et même fichier, souvent dispersées sous d’autres noms dans les différentes sources de données et qui résistent ainsi efficacement à leur élimination. Des solutions de recherche d’entreprise de haut niveau peuvent y remédier. Ainsi, le logiciel de recherche d’entreprise searchit de l’éditeur autrichien Iphos IT Solutions propose dans sa version actuelle un plugin de gestion de l’espace de stockage, dédié à la chasse aux doublons. Un algorithme spécialement développé vérifie la présence de doublons dans tous les documents connectés au logiciel de recherche. L’algorithme de searchit calcule pour chaque document une somme de contrôle et l’enregistre dans l’index. Si, après l’indexation, une somme de contrôle apparaît plusieurs fois, il s’agit de doublons exacts d’un document. Même si la copie d’un document a été déplacée vers un autre emplacement, envoyée en pièce jointe ou renommée, searchit peut identifier les doublons dans toutes les sources de données connectées – que ce soit sur le serveur de fichiers, le serveur de messagerie, le serveur web ou les PC. « La détection des doublons était un souhait qu’on nous adressait souvent pour étendre notre solution de recherche searchit. Car c’est là que la plupart des organisations perdent beaucoup d’espace de stockage. Cela coûte de l’argent pour l’achat d’infrastructures supplémentaires, mais aussi en coûts énergétiques pour le fonctionnement des serveurs et des solutions de stockage. En période de hausse des coûts de l’énergie et du matériel, ce n’est pas un facteur négligeable », déclare Wendl. ## Conseil 5 : avec une meilleure vue d’ensemble, s’attaquer d’abord aux plus gros problèmes Comme chacun sait, il faut d’abord prendre conscience d’un problème pour pouvoir le combattre. Or les organisations ne savent souvent pas du tout ce qui s’est accumulé au fil du temps dans leurs différents espaces de stockage ni combien de stockage de données y est consacré. Avec sa visualisation de l’espace de stockage, le logiciel de recherche d’entreprise searchit se distingue aussi par la représentation graphique du stockage occupé. Que la répartition des documents dupliqués doive être affichée en pourcentage ou d’après l’espace qu’ils occupent – le plugin « Gestion du stockage » permet un rangement structuré des espaces de stockage. La suppression des fichiers devenus inutiles peut, au choix, être effectuée selon le principe des quatre yeux. Chaque demande de suppression doit alors être validée par un utilisateur autorisé. Chaque jour est un bon jour pour commencer à maîtriser le chaos des données grâce à une structure allégée. Le passage imminent à la nouvelle année motivera peut-être un tout petit peu plus à s’attaquer réellement au désencombrement numérique et à commencer l’année avec des espaces de stockage bien rangés. Plus d’informations sur la recherche d’entreprise avec searchit : [www.searchit-enterprise-search.com](https://www.searchit-enterprise-search.com) Plus d’informations sur le partage de fichiers d’entreprise avec shareit : [iphos.com/shareit](https://iphos.com/shareit) ## À propos de searchit L’entreprise internationale Iphos IT Solutions redéfinit pour les entreprises le thème des « Enterprise Search Engines ». Avec le lancement de searchit, l’entreprise se positionne comme un innovateur durable du secteur. Ing. Christoph Wendl dirige avec Lyubomir Ivanov, en tant que Chief Executive Officer (CEO), l’entreprise fondée en 1998, qui relève les défis actuels de l’informatique avec des solutions innovantes. ## Contact presse - Ing. Christoph Wendl, gérant, Iphos IT Solutions GmbH - Khekgasse 35, 1230 Vienne, Autriche - Tél. : +43 1 869 84 00 - E-mail : [info@searchit.cc](mailto:info@searchit.cc) - [Communiqué en PDF (allemand)](https://searchit-agent.ai/pr/digital-entruempeln-leicht-gemacht-5-tipps-fuer-die-besten-strategien/20231120-presseaussendung-digitales-entruempeln.pdf) --- - searchit AI Agent: Cette version est générée à partir des fichiers de langue de la page (scripts/gen-unternehmen.py). La page elle-même fait foi.