# Limpieza digital fácil: 5 consejos para las mejores estrategias Nota de prensa del 21 de diciembre de 2023: cinco consejos para liberar espacio, hallar duplicados y ahorrar CO2 con búsqueda empresarial y archivos compartidos. *Viena, 21 de diciembre de 2023* Cómo la búsqueda empresarial y las soluciones para compartir archivos ayudan a las empresas a gestionar el almacenamiento con más eficiencia **(Viena, 21 de diciembre de 2023)** En 2005 Hitachi lanzó por primera vez un disco duro de 500 GB, un tamaño inimaginable para la época. Desde entonces, nuestras necesidades de almacenamiento han crecido de forma desorbitada: correos electrónicos, documentos, fotos, bases de datos, sitios web… la montaña de datos crece cada día. Para las empresas esto supone costes adicionales de almacenamiento, es decir, del espacio para la creciente avalancha de datos. A ello se suman costes adicionales de administración y de esfuerzo de búsqueda. El medio ambiente y el clima también soportan una carga mayor por el aumento del volumen de datos. Las emisiones de gases de efecto invernadero causadas por la TI aumentan alrededor de un 8 % al año y, según un estudio del think tank climático The Shift Project, ya suponen entre el 3 y el 4 por ciento del total de emisiones de CO2. Una buena razón para pensar en la limpieza digital. Los siguientes consejos muestran cómo las organizaciones pueden utilizar soluciones de búsqueda empresarial y técnicas prácticas para la limpieza digital y liberar así un almacenamiento costoso. ## Más espacio y más seguridad – Consejo 1: eliminar el software que no se usa Las soluciones de software obsoletas y que ya no se necesitan no solo ocupan espacio en servidores y ordenadores cliente, sino que a menudo suponen también un riesgo de seguridad considerable. Estos programas sin uso y, en la mayoría de los casos, sin parches ofrecen a los hackers una puerta de entrada bienvenida para acceder a otras áreas de la infraestructura de TI de una empresa. Aproveche los días tranquilos entre las fiestas para echar un vistazo al software instalado en sus dispositivos. Con la herramienta de Windows «Agregar o quitar programas» verá rápidamente cuánto espacio de almacenamiento ocupa cada programa instalado y podrá eliminar de forma rápida y sencilla el software que ya no necesite. ## Muchos pocos hacen un mucho – Consejo 2: limpiar los buzones de correo Sin duda, no todo correo leído puede borrarse sin más, ya que la correspondencia electrónica también está sujeta a determinadas obligaciones de conservación. Pero, seamos sinceros: ¿cuántos de los innumerables boletines que llegan cada día a los buzones se leen realmente y no se guardan solo para un «ya lo leeré más tarde» que se aplaza una y otra vez? Para separar el grano de la paja y declarar la guerra a los buzones demasiado grandes, una solución de búsqueda empresarial puede ser de ayuda. Las soluciones de búsqueda empresarial permiten buscar y filtrar de forma inteligente registros (correos, archivos, entradas de bases de datos, etc.) según su contenido en todas las fuentes de almacenamiento de la empresa. Con un software así también se pueden encontrar y filtrar correos según los criterios más diversos. De este modo, las suscripciones se encuentran y se cancelan rápidamente, y los buzones se limpian con facilidad. ## Consejo 3: evitar los adjuntos – ahorrar espacio de almacenamiento y CO2 Folletos, informes, ofertas, contratos, fotos… muchos documentos no solo residen en servidores de archivos y PC, sino que además hinchan los buzones de remitentes y destinatarios. «Un mismo documento se encuentra a menudo en múltiples copias en los servidores de la empresa, a veces con nombres de archivo distintos pero el mismo contenido. Muchos de estos duplicados se enviaron como adjuntos», afirma Christoph Wendl, CEO de la empresa informática vienesa Iphos IT Solutions. «Es más seguro y ahorra más recursos no enviar como adjunto los documentos que se necesitan una y otra vez, como fotos y folletos de productos, sino ponerlos a disposición mediante un enlace a un almacenamiento en la nube para compartir archivos. Así el destinatario puede leer o descargar los documentos sin que los servidores de correo se carguen con incontables copias. Para documentos confidenciales se puede trabajar además con acceso protegido por contraseña», continúa Wendl. Un correo con un adjunto grande genera nada menos que unos 50 g de CO2, mientras que la huella de CO2 de un correo sencillo con un enlace es de solo unos 5 g. Si se evita el envío directo de adjuntos —por ejemplo, utilizando una solución para compartir archivos como shareit based on Nextcloud—, no solo se ahorra espacio de almacenamiento, sino que también se hace algo contra el cambio climático. ## ¡A la caza! Duplicados en servidores de correo y de archivos – Consejo 4: encontrar y eliminar archivos duplicados Un problema del que se quejan a menudo las organizaciones son las múltiples versiones de un mismo archivo, que con frecuencia están dispersas con otros nombres en las distintas fuentes de datos y así resisten con éxito a su reducción. Las soluciones de búsqueda empresarial de primer nivel pueden ponerle remedio. Así, el software de búsqueda empresarial searchit del fabricante austriaco de software Iphos IT Solutions ofrece en su versión actual también un plugin de gestión del almacenamiento dedicado a la caza de duplicados. Un algoritmo desarrollado especialmente comprueba si hay duplicados en todos los documentos conectados al software de búsqueda. El algoritmo de searchit calcula para cada documento una suma de comprobación (checksum) y la guarda en el índice. Si tras la indexación una suma de comprobación aparece varias veces, se trata de duplicados exactos de un documento. Aunque la copia de un documento se haya movido a otra ubicación, se haya enviado como adjunto o se haya renombrado, searchit puede detectar los duplicados en todas las fuentes de datos conectadas, ya sea en el servidor de archivos, el servidor de correo, el servidor web o en los PC. «La detección de duplicados era un deseo que nos planteaban a menudo para ampliar nuestra solución de búsqueda searchit. Porque aquí es donde la mayoría de las organizaciones pierde mucho espacio de almacenamiento. Eso cuesta dinero en la adquisición de infraestructura adicional, pero también en costes energéticos para el funcionamiento de los servidores y las soluciones de almacenamiento. En tiempos de costes crecientes de energía y hardware, no es un factor nada desdeñable», afirma Wendl. ## Consejo 5: con una mejor visión de conjunto, abordar primero los mayores problemas Como es sabido, primero hay que ser consciente de un problema para poder combatirlo. Sin embargo, a menudo las organizaciones no tienen nada claro qué se ha acumulado con el tiempo en sus distintos almacenes de datos ni cuánto almacenamiento hay que dedicar a ello. Con su visualización del almacenamiento, el software de búsqueda empresarial searchit destaca también por la representación gráfica del espacio ocupado. Tanto si el reparto de los documentos duplicados debe mostrarse en porcentaje como según el almacenamiento que requieren, el plugin «Gestión del almacenamiento» permite una limpieza estructurada de los almacenes de datos. La eliminación de archivos que ya no se necesitan puede realizarse, opcionalmente, según el principio de los cuatro ojos. En ese caso, cada solicitud de borrado debe ser aprobada por un usuario autorizado. Cualquier día es bueno para empezar a dominar el caos de datos con una estructura más ligera. Quizá el inminente cambio de año motive un poquito más a abordar de verdad la limpieza digital y a empezar el nuevo año con los almacenes de datos ordenados. Más información sobre la búsqueda empresarial con searchit: [www.searchit-enterprise-search.com](https://www.searchit-enterprise-search.com) Más información sobre el intercambio de archivos empresarial con shareit: [iphos.com/shareit](https://iphos.com/shareit) ## Sobre searchit La empresa internacional Iphos IT Solutions redefine para las empresas el tema de los «Enterprise Search Engines». Con el lanzamiento de searchit, la empresa se posiciona como un innovador sostenible del sector. Ing. Christoph Wendl dirige junto con Lyubomir Ivanov, como Chief Executive Officer (CEO), la empresa fundada en 1998, que afronta con soluciones innovadoras los retos actuales de la informática. ## Contacto para medios - Ing. Christoph Wendl, director general, Iphos IT Solutions GmbH - Khekgasse 35, 1230 Viena, Austria - Tel.: +43 1 869 84 00 - Correo: [info@searchit.cc](mailto:info@searchit.cc) - [Nota en PDF (alemán)](https://searchit-agent.ai/pr/digital-entruempeln-leicht-gemacht-5-tipps-fuer-die-besten-strategien/20231120-presseaussendung-digitales-entruempeln.pdf) --- - searchit AI Agent: Esta versión se genera a partir de los archivos de idioma de la página (scripts/gen-unternehmen.py). Prevalece la propia página.