# Лесно дигитално разчистване: 5 съвета за най-добрите стратегии Прессъобщение от 21.12.2023 г.: пет съвета как компаниите да освободят място, да откриват дубликати и да пестят CO2 с корпоративно търсене и споделяне на файлове. *Виена, 21.12.2023 г.* Как корпоративното търсене и решенията за споделяне на файлове помагат на компаниите да управляват по-ефективно хранилищата си **(Виена, 21.12.2023 г.)** През 2005 г. Hitachi пуска първия твърд диск с капацитет 500 GB – немислим за времето си размер. Оттогава нуждата ни от място за съхранение нарасна неимоверно: имейли, документи, снимки, бази данни, уебсайтове – планината от данни расте всеки ден. За компаниите това означава допълнителни разходи за хранилища – мястото за нарастващия поток от данни. Към тях се добавят допълнителни разходи за администриране и усилия за търсене. Околната среда и климатът също са по-силно натоварени от увеличения обем данни. Емисиите на парникови газове, причинени от ИТ, растат с около 8 % годишно и според проучване на климатичния мозъчен тръст The Shift Project вече съставляват 3 до 4 процента от общите емисии на CO2. Добра причина да помислим за дигитално разчистване. Следващите съвети показват как организациите могат да използват решения за корпоративно търсене и практически техники за дигитално разчистване и така да освободят скъпо място за съхранение. ## Повече място & повече сигурност – Съвет 1: Премахнете неизползвания софтуер Остарелите и вече ненужни софтуерни решения не само заемат място на сървърите и клиентските компютри, но често представляват и сериозен риск за сигурността. Тези неизползвани и най-често неактуализирани програми предлагат на хакерите удобна входна врата, през която могат да получат достъп до други части от ИТ инфраструктурата на компанията. Използвайте спокойните дни между празниците, за да погледнете софтуера, инсталиран на вашите устройства. С инструмента на Windows „Добавяне или премахване на програми“ бързо виждате колко място заема всяка инсталирана програма и можете бързо и лесно да премахнете ненужния софтуер. ## Капка по капка – вир става – Съвет 2: Разчистете пощенските кутии Безспорно не всеки прочетен имейл може просто да бъде изтрит – в крайна сметка и електронната кореспонденция подлежи на определени задължения за съхранение. Но нека бъдем честни – колко от безбройните бюлетини, които всеки ден пристигат в пощенските кутии, наистина се четат, а не само се пазят за едно постоянно отлагано „ще го прочета по-късно“? За да отделите зърното от плявата и да обявите война на прекалено големите пощенски кутии, решение за корпоративно търсене може да бъде полезно. Решенията за корпоративно търсене позволяват интелигентно търсене и филтриране на записи (имейли, файлове, записи в бази данни и др.) по тяхното съдържание във всички източници за съхранение в компанията. С такъв софтуер могат да се намират и филтрират и имейли по най-различни критерии. Така абонаментите могат бързо да се открият и прекратят, а пощенските кутии лесно да се разчистят. ## Съвет 3: Избягвайте прикачените файлове – пестете място & CO2 Брошури, отчети, оферти, договори, снимки – много документи не само съществуват на файлови сървъри и компютри, но и раздуват пощенските кутии на изпращачи и получатели. „Един и същ документ често се намира в много екземпляри на сървърите на компанията, понякога с различни имена на файла, но със същото съдържание. Много от тези дубликати са изпратени като прикачени файлове“, казва Кристоф Вендл, CEO на виенската ИТ компания Iphos IT Solutions. „По-сигурно и по-щадящо ресурсите е често нужните документи, като продуктови снимки и брошури, изобщо да не се изпращат като прикачени файлове, а да се предоставят чрез връзка към облачно хранилище за споделяне на файлове. Тогава получателят може да чете или изтегля документите, без те да натоварват пощенските сървъри в десетки екземпляри. За поверителни документи може допълнително да се работи с достъп, защитен с парола“, продължава Вендл. Един имейл с голям прикачен файл причинява все пак около 50 g CO2, докато въглеродният отпечатък на обикновен имейл с връзка е само около 5 g. Ако се избягва директното изпращане на прикачени файлове – например чрез решение за споделяне на файлове като shareit based on Nextcloud – се пести не само място за съхранение, но се прави и нещо срещу климатичните промени. ## Ату! Лов на дубликати в пощенските и файловите сървъри – Съвет 4: Намерете и почистете дублираните файлове Често оплакван проблем в организациите са множеството версии на един и същ файл, които често са пръснати под други имена в различните източници на данни и така успешно се съпротивляват на намаляването си. Решенията за корпоративно търсене от най-високо ниво могат да помогнат тук. Така например софтуерът за корпоративно търсене searchit на австрийския производител на софтуер Iphos IT Solutions предлага в актуалната си версия и плъгин за управление на мястото за съхранение, посветен на лова на дубликати. Специално разработен алгоритъм проверява всички документи, свързани със софтуера за търсене, за дубликати. Алгоритъмът на searchit изчислява за всеки документ т.нар. контролна сума и я записва в индекса. Ако след индексирането една контролна сума се среща многократно, става дума за точни дубликати на документ. Дори копието на документ да е преместено на друго място, изпратено като прикачен файл или преименувано, searchit може да разпознае дубликатите във всички свързани източници на данни – независимо дали на файловия сървър, пощенския сървър, уеб сървъра или на компютрите. „Откриването на дубликати беше често отправяно към нас желание за разширяване на нашето решение за търсене searchit. Защото тук в повечето организации се губи много място за съхранение. Това струва пари за закупуване на допълнителна инфраструктура, но и разходи за енергия при работата на сървърите и решенията за съхранение. Във времена на растящи цени на енергията и хардуера това е немаловажен фактор“, казва Вендл. ## Съвет 5: С по-добър поглед върху цялото – първо най-големите проблеми Както е известно, човек първо трябва да осъзнае даден проблем, за да може да се справи с него. Често обаче организациите изобщо нямат ясна представа какво се е натрупало с времето в различните хранилища на данни и колко място за съхранение трябва да се отделя за това. Със своята визуализация на мястото за съхранение софтуерът за корпоративно търсене searchit се отличава и с графичното представяне на заетото хранилище. Независимо дали разпределението на дублираните документи трябва да се покаже в проценти или според необходимото за тях място – плъгинът „Управление на хранилището“ позволява структурирано разчистване на хранилищата за данни. Изтриването на вече ненужни файлове може по избор да се извършва по принципа на четирите очи. При това всяка заявка за изтриване трябва да бъде одобрена от оторизиран потребител. Всеки ден е подходящ ден, за да започнете да овладявате хаоса от данни чрез по-олекотена структура. Предстоящата смяна на годината може би мотивира малко повече наистина да се захванете с дигиталното разчистване и да започнете новата година с подредени хранилища за данни. Повече за корпоративното търсене със searchit: [www.searchit-enterprise-search.com](https://www.searchit-enterprise-search.com) Повече за корпоративното споделяне на файлове с shareit: [iphos.com/shareit](https://iphos.com/shareit) ## За searchit Международната компания Iphos IT Solutions предефинира за компаниите темата „Enterprise Search Engines“. С пускането на searchit компанията се позиционира като устойчив иноватор в бранша. Инж. Кристоф Вендл ръководи заедно с Любомир Иванов като Chief Executive Officer (CEO) основаната през 1998 г. компания, която посреща актуалните предизвикателства на ИТ с иновативни решения. ## Контакт за медии - Инж. Кристоф Вендл, управител, Iphos IT Solutions GmbH - Khekgasse 35, 1230 Виена, Австрия - Тел.: +43 1 869 84 00 - Имейл: [info@searchit.cc](mailto:info@searchit.cc) - [Съобщението като PDF (на немски)](https://searchit-agent.ai/pr/digital-entruempeln-leicht-gemacht-5-tipps-fuer-die-besten-strategien/20231120-presseaussendung-digitales-entruempeln.pdf) --- - searchit AI Agent: Тази версия е генерирана от езиковите файлове на страницата (scripts/gen-unternehmen.py). Меродавна е самата страница.