# 5 dicas para abordar da melhor forma a arrumação digital Comunicado de 23 de novembro de 2022: cinco dicas para poupar espaço, custos e CO2 com pesquisa empresarial e partilha de ficheiros. *Viena, 23 de novembro de 2022* Poupar espaço de armazenamento com soluções de pesquisa empresarial e de partilha de ficheiros **(Viena, 23 de novembro de 2022)** Em 2005, a Hitachi lançou pela primeira vez um disco rígido de 500 GB – um tamanho inimaginável. Desde então, a nossa necessidade de armazenamento cresceu de forma exorbitante: e-mails, documentos, fotos, bases de dados, sites – a montanha de dados aumenta todos os dias. Para as empresas, isto significa custos adicionais de armazenamento – o espaço para o crescente volume de dados. A isto somam-se custos adicionais de gestão e de pesquisa. O ambiente e o clima também são mais sobrecarregados pelo aumento do volume de dados. As emissões de gases com efeito de estufa causadas pelas TI aumentam 8 % por ano e, segundo um estudo do think tank climático The Shift Project, já representam 3 a 4 por cento do total das emissões de CO2. Uma boa razão para pensar na arrumação digital. As dicas seguintes mostram como as organizações podem utilizar soluções de pesquisa empresarial e técnicas práticas para a arrumação digital e libertar assim armazenamento dispendioso. ## Mais espaço & mais segurança ## Dica 1: remover software não utilizado As soluções de software obsoletas e já não necessárias não só ocupam espaço em servidores e computadores cliente, como também representam muitas vezes um risco de segurança considerável. Para os hackers, estes programas não utilizados e sem patches oferecem muitas vezes uma porta de entrada para acederem a outras áreas da infraestrutura de TI de uma empresa. Aproveite os dias tranquilos entre as festas para dar uma vista de olhos ao software instalado. Com a ferramenta do Windows «Adicionar ou remover programas» vê rapidamente quanto espaço de armazenamento cada programa instalado utiliza e pode remover de forma rápida e simples o software de que já não precisa. ## Grão a grão enche a galinha o papo ## Dica 2: arrumar as caixas de correio Sem dúvida, nem todo o e-mail lido pode simplesmente ser apagado – afinal, também a correspondência eletrónica está sujeita a determinadas obrigações de conservação. Mas, sejamos honestos – quantas das inúmeras newsletters que chegam todos os dias às caixas de correio são realmente lidas, e não apenas guardadas para um «leio isto mais tarde» sempre adiado? Para separar o trigo do joio e declarar guerra às caixas de correio demasiado grandes, uma solução de pesquisa empresarial pode ser útil. As soluções de pesquisa empresarial permitem pesquisar e filtrar de forma inteligente registos (e-mails, ficheiros, entradas de bases de dados, etc.) com base no seu conteúdo em todas as fontes de armazenamento da empresa. Com um software deste tipo, também é possível encontrar e filtrar e-mails segundo os mais diversos critérios. Assim, as subscrições podem ser encontradas e canceladas rapidamente e o correio pode ser facilmente arrumado. ## Dica 3: evitar anexos – poupar espaço & CO2 Brochuras, relatórios, propostas, contratos, fotos – muitos documentos não existem apenas em servidores de ficheiros e PC, mas também incham as caixas de correio de remetentes e destinatários. «Um mesmo documento encontra-se muitas vezes em múltiplas cópias nos servidores da empresa, por vezes com nomes de ficheiro diferentes mas com o mesmo conteúdo. Muitos destes duplicados foram enviados como anexos», afirma Christoph Wendl, CEO da empresa de TI vienense Iphos IT Solutions. «É mais seguro e poupa mais recursos não enviar sequer como anexo os documentos necessários repetidamente, como fotos e brochuras de produtos, mas disponibilizá-los através de um link para um armazenamento na nuvem de partilha de ficheiros. Os documentos ficam então disponíveis para o destinatário consultar ou descarregar numa única versão. No caso de documentos confidenciais, pode trabalhar-se adicionalmente com acesso protegido por palavra-passe», continua Wendl. Um e-mail com um anexo grande causa cerca de 50 g de CO2, enquanto a pegada de CO2 de um simples e-mail com um link é de apenas cerca de 5 g. Evitando o envio direto de anexos – por exemplo, através de uma solução de partilha de ficheiros como shareit based on Nextcloud – não só se poupa espaço de armazenamento, como também se faz algo contra as alterações climáticas. ## À caça! Duplicados nos servidores de correio e de ficheiros ## Dica 4: encontrar e eliminar ficheiros duplicados Um problema frequentemente lamentado nas organizações são as múltiplas versões de um mesmo ficheiro, muitas vezes dispersas com outros nomes pelas diferentes fontes de dados e que assim resistem com sucesso a ser reduzidas. As soluções de pesquisa empresarial de topo podem ajudar. Assim, o software de pesquisa empresarial searchit do fabricante austríaco Iphos IT Solutions oferece na sua versão atual também um plugin de gestão do espaço de armazenamento, dedicado à caça aos duplicados. Um algoritmo desenvolvido especificamente verifica a existência de duplicados em todos os documentos ligados ao software de pesquisa. O algoritmo do searchit calcula para cada documento uma chamada soma de verificação e guarda-a no índice. Se após a indexação uma soma de verificação existir mais do que uma vez, trata-se de duplicados exatos de um documento. Mesmo que a cópia de um documento tenha sido movida para outro local, enviada como anexo ou renomeada, o searchit consegue detetar os duplicados em todas as fontes de dados ligadas – seja no servidor de ficheiros, no servidor de correio, no servidor web ou nos PC. «Encontrar duplicados era um desejo que nos era frequentemente apresentado para alargar a nossa solução de pesquisa searchit. Porque é aqui que a maioria das organizações perde muito espaço de armazenamento. Isso custa dinheiro na aquisição de infraestrutura adicional, mas também em custos de energia no funcionamento corrente dos servidores e das soluções de armazenamento. Em tempos de custos crescentes de energia e hardware, não é um fator despiciendo», afirma Wendl. ## Dica 5: atacar primeiro os maiores problemas com uma melhor visão de conjunto Como se sabe, é preciso primeiro tomar consciência de um problema para o poder combater. Muitas vezes, porém, as organizações não têm qualquer noção do que se foi acumulando ao longo do tempo nos diversos armazenamentos de dados e de quanto armazenamento é necessário para isso. Com a visualização do espaço de armazenamento, o software de pesquisa empresarial searchit destaca-se também na representação gráfica do armazenamento ocupado. Quer a distribuição dos documentos duplicados deva ser apresentada em percentagem ou com base no armazenamento necessário – o plugin «Gestão de armazenamento» permite uma arrumação estruturada dos armazenamentos de dados. A eliminação de ficheiros já não necessários pode ser feita, opcionalmente, segundo o princípio dos quatro olhos. Nesse caso, cada pedido de eliminação tem de ser aprovado por um utilizador autorizado. Qualquer dia é um bom dia para começar a dominar o caos de dados com uma estrutura mais enxuta. A passagem de ano que se aproxima talvez motive um pouco mais a enfrentar realmente a arrumação digital e a começar o novo ano com armazenamentos de dados arrumados. Mais informações sobre pesquisa empresarial com o searchit: [www.searchit-enterprise-search.com](https://www.searchit-enterprise-search.com) Mais informações sobre partilha de ficheiros empresarial com o shareit: [iphos.com/shareit](https://iphos.com/shareit) ## Sobre o searchit A empresa internacional Iphos IT Solutions redefine para as empresas o tema dos «motores de pesquisa empresarial». Com o lançamento do searchit, a empresa posiciona-se como inovadora sustentável no setor. Ing. Christoph Wendl dirige, juntamente com Lyubomir Ivanov, como Chief Executive Officer (CEO), a empresa fundada em 1998, que enfrenta os desafios atuais das TI com soluções inovadoras. ## Contacto para a imprensa - Ing. Christoph Wendl, diretor-geral, Iphos IT Solutions GmbH - Khekgasse 35, 1230 Viena, Áustria - Tel.: +43 1 869 84 00 - E-mail: [info@searchit.cc](mailto:info@searchit.cc) - [Comunicado em PDF (alemão)](https://searchit-agent.ai/pr/5-tipps-wie-sie-digitales-entruempeln-optimal-angehen/20221123-presseaussendung-digitales-entruempeln.pdf) --- - searchit AI Agent: Esta versão é gerada a partir dos ficheiros de idioma da página (scripts/gen-unternehmen.py). Prevalece a própria página.