# 5 consigli per affrontare al meglio il decluttering digitale Comunicato del 23 novembre 2022: cinque consigli per risparmiare spazio di archiviazione, costi e CO2 con l’enterprise search e il file sharing. *Vienna, 23 novembre 2022* Risparmiare spazio di archiviazione con soluzioni di enterprise search e file sharing **(Vienna, 23 novembre 2022)** Nel 2005 Hitachi lanciò per la prima volta un disco rigido da 500 GB – una dimensione inimmaginabile. Da allora il nostro fabbisogno di spazio di archiviazione è cresciuto in modo esorbitante: e-mail, documenti, foto, database, siti web – ogni giorno la montagna di dati diventa più grande. Per le aziende ciò significa costi aggiuntivi per lo storage – lo spazio per la crescente marea di dati. A ciò si aggiungono costi aggiuntivi per la gestione e la ricerca. Anche l’ambiente e il clima sono maggiormente gravati dall’aumento del volume di dati. Le emissioni di gas serra causate dall’IT crescono dell’8 % all’anno e, secondo uno studio del think tank sul clima The Shift Project, rappresentano già dal 3 al 4 per cento delle emissioni complessive di CO2. Un buon motivo per riflettere sul decluttering digitale. I consigli che seguono mostrano come le organizzazioni possano utilizzare soluzioni di enterprise search e tecniche pratiche per il decluttering digitale e liberare così costoso spazio di archiviazione. ## Più spazio & più sicurezza ## Consiglio 1: rimuovere il software non utilizzato Le soluzioni software obsolete e non più necessarie non occupano solo spazio su server e client, ma spesso rappresentano anche un notevole rischio per la sicurezza. Per gli hacker questi programmi inutilizzati e privi di patch offrono spesso una porta d’ingresso attraverso cui accedere ad altre aree dell’infrastruttura IT di un’azienda. Approfittate dei giorni tranquilli tra le feste per dare un’occhiata al software installato. Con lo strumento di Windows «Installazione applicazioni» vedete rapidamente quanto spazio occupano i singoli programmi installati e potete rimuovere in modo semplice e veloce il software che non vi serve più. ## Anche i piccoli numeri fanno la differenza ## Consiglio 2: fare pulizia nelle caselle di posta Certo, non ogni e-mail letta può essere semplicemente cancellata: anche la corrispondenza elettronica è soggetta a determinati obblighi di conservazione. Ma siamo sinceri: quante delle innumerevoli newsletter che ogni giorno arrivano nelle caselle di posta vengono davvero lette, e non solo conservate per un «lo leggo dopo» rimandato sempre più avanti nel tempo? Per separare il grano dal loglio e dichiarare guerra alle caselle di posta troppo voluminose, una soluzione di enterprise search può essere d’aiuto. Le soluzioni di enterprise search consentono di cercare e filtrare in modo intelligente i record (e-mail, file, voci di database, ecc.) in base al loro contenuto in tutte le fonti di archiviazione dell’azienda. Con un software di questo tipo si possono trovare e filtrare anche le e-mail secondo i criteri più diversi. Gli abbonamenti si possono così individuare e disdire rapidamente e la posta può essere facilmente ripulita. ## Consiglio 3: evitare gli allegati – risparmiare spazio & CO2 Brochure, report, offerte, contratti, foto – molti documenti non si trovano soltanto su file server e PC, ma gonfiano anche le caselle di posta di mittenti e destinatari. «Uno stesso documento si trova spesso in molteplici copie sui server aziendali, a volte con nomi di file diversi ma con lo stesso contenuto. Molti di questi duplicati sono stati inviati come allegati», afferma Christoph Wendl, CEO dell’azienda informatica viennese Iphos IT Solutions. «È più sicuro e più rispettoso delle risorse non inviare affatto come allegato i documenti richiesti di frequente, come foto e brochure dei prodotti, ma renderli disponibili tramite un link a uno spazio cloud di file sharing. I documenti sono quindi consultabili o scaricabili dal destinatario in un’unica versione. Per i documenti riservati si può inoltre lavorare con un accesso protetto da password», prosegue Wendl. Un’e-mail con un allegato di grandi dimensioni produce circa 50 g di CO2, mentre l’impronta di CO2 di una semplice e-mail con un link è di soli 5 g circa. Evitando l’invio diretto di allegati – ad esempio utilizzando una soluzione di file sharing come shareit based on Nextcloud – non solo si risparmia spazio di archiviazione, ma si fa anche qualcosa contro il cambiamento climatico. ## Tutti a caccia! Doppioni su mail server e file server ## Consiglio 4: trovare ed eliminare i file duplicati Un problema spesso lamentato nelle organizzazioni sono le molteplici versioni di uno stesso file, sparse spesso con nomi diversi nelle varie fonti di dati e che così resistono con successo a ogni tentativo di sfoltimento. Le soluzioni di enterprise search di alto livello possono porvi rimedio. Il software di enterprise search searchit del produttore austriaco Iphos IT Solutions, ad esempio, offre nella sua versione attuale anche un plugin per la gestione dello spazio di archiviazione dedicato alla caccia ai duplicati. Un algoritmo sviluppato appositamente controlla la presenza di duplicati in tutti i documenti collegati al software di ricerca. L’algoritmo di searchit calcola per ogni documento un cosiddetto checksum e lo memorizza nell’indice. Se dopo l’indicizzazione un checksum compare più volte, si tratta di duplicati esatti di un documento. Anche se la copia di un documento è stata spostata in un’altra posizione, inviata come allegato o rinominata, searchit è in grado di riconoscere i duplicati in tutte le fonti di dati collegate – che si trovino sul file server, sul mail server, sul web server o sui PC. «L’individuazione dei duplicati era una richiesta che ci veniva rivolta spesso per ampliare la nostra soluzione di ricerca searchit. È proprio qui, infatti, che la maggior parte delle organizzazioni perde molto spazio di archiviazione. Ciò costa denaro per l’acquisto di infrastruttura aggiuntiva, ma anche per i costi energetici nel funzionamento quotidiano dei server e delle soluzioni di storage. In tempi di aumento dei costi dell’energia e dell’hardware, un fattore non trascurabile», afferma Wendl. ## Consiglio 5: affrontare per primi i problemi più grandi grazie a una visione d’insieme migliore Come è noto, bisogna prima rendersi conto di un problema per poterlo affrontare. Spesso però le organizzazioni non hanno affatto chiaro che cosa si sia accumulato nel corso del tempo nei diversi archivi di dati e quanto storage debba essere impiegato a tale scopo. Con la visualizzazione dello spazio di archiviazione, il software di enterprise search searchit si distingue anche nella rappresentazione grafica dello spazio occupato. Che la ripartizione dei documenti duplicati debba essere mostrata in percentuale o in base allo spazio necessario – il plugin «Gestione dello spazio di archiviazione» consente una pulizia strutturata degli archivi di dati. L’eliminazione dei file non più necessari può essere eseguita, a scelta, secondo il principio dei quattro occhi. In tal caso ogni richiesta di eliminazione deve essere approvata da un utente autorizzato. Ogni giorno è un buon giorno per iniziare a mettere ordine nel caos dei dati con una struttura più snella. L’imminente cambio d’anno motiva forse un pochino di più ad affrontare davvero il decluttering digitale e a iniziare il nuovo anno con archivi di dati in ordine. Maggiori informazioni sull’enterprise search con searchit: [www.searchit-enterprise-search.com](https://www.searchit-enterprise-search.com) Maggiori informazioni sul file sharing aziendale con shareit: [iphos.com/shareit](https://iphos.com/shareit) ## Su searchit L’azienda internazionale Iphos IT Solutions ridefinisce per le imprese il tema dei «motori di ricerca aziendali». Con il lancio di searchit, l’azienda si posiziona come innovatore sostenibile nel settore. Ing. Christoph Wendl guida insieme a Lyubomir Ivanov, come Chief Executive Officer (CEO), l’azienda fondata nel 1998, che affronta le attuali sfide dell’IT con soluzioni innovative. ## Contatto per i media - Ing. Christoph Wendl, amministratore delegato, Iphos IT Solutions GmbH - Khekgasse 35, 1230 Vienna, Austria - Tel.: +43 1 869 84 00 - E-mail: [info@searchit.cc](mailto:info@searchit.cc) - [Comunicato in PDF (tedesco)](https://searchit-agent.ai/pr/5-tipps-wie-sie-digitales-entruempeln-optimal-angehen/20221123-presseaussendung-digitales-entruempeln.pdf) --- - searchit AI Agent: Questa versione è generata dai file di lingua della pagina (scripts/gen-unternehmen.py). Fa fede la pagina stessa.