# 5 consejos para abordar de forma óptima la limpieza digital Nota de prensa del 23 de noviembre de 2022: cinco consejos para ahorrar espacio, costes y CO2 con búsqueda empresarial y uso compartido de archivos. *Viena, 23 de noviembre de 2022* Ahorrar espacio de almacenamiento con soluciones de búsqueda empresarial y de uso compartido de archivos **(Viena, 23 de noviembre de 2022)** En 2005, Hitachi lanzó por primera vez un disco duro de 500 GB, un tamaño inimaginable. Desde entonces, nuestra necesidad de almacenamiento ha crecido de forma desorbitada: correos electrónicos, documentos, fotos, bases de datos, sitios web… la montaña de datos crece cada día. Para las empresas, esto supone costes adicionales de almacenamiento, es decir, del espacio para la creciente avalancha de datos. A ello se suman costes adicionales de administración y de búsqueda. El medio ambiente y el clima también soportan una carga mayor por el aumento del volumen de datos. Las emisiones de gases de efecto invernadero causadas por la informática aumentan un 8 % al año y, según un estudio del laboratorio de ideas sobre el clima The Shift Project, ya representan entre el 3 y el 4 por ciento del total de emisiones de CO2. Una buena razón para pensar en la limpieza digital. Los siguientes consejos muestran cómo las organizaciones pueden utilizar soluciones de búsqueda empresarial y técnicas prácticas para la limpieza digital y liberar así un almacenamiento costoso. ## Más espacio y más seguridad ## Consejo 1: eliminar el software que no se usa Las soluciones de software obsoletas y que ya no se necesitan no solo ocupan espacio en servidores y equipos cliente, sino que a menudo suponen también un riesgo de seguridad considerable. Para los hackers, estos programas sin uso y sin parches suelen ofrecer una puerta de entrada con la que acceder a otras áreas de la infraestructura informática de una empresa. Aproveche los días tranquilos entre fiestas para echar un vistazo al software instalado. Con la herramienta de Windows «Agregar o quitar programas» verá rápidamente cuánto espacio de almacenamiento utiliza cada programa instalado y podrá eliminar de forma rápida y sencilla el software que ya no necesite. ## Muchos pocos hacen un mucho ## Consejo 2: limpiar los buzones de correo Sin duda, no todo correo leído puede eliminarse sin más; al fin y al cabo, la correspondencia electrónica también está sujeta a ciertas obligaciones de conservación. Pero, seamos sinceros: ¿cuántos de los innumerables boletines que llegan cada día a los buzones se leen realmente, y no solo se guardan para un «ya lo leeré luego» que se aplaza una y otra vez? Para separar el grano de la paja y plantar cara a los buzones demasiado grandes, una solución de búsqueda empresarial puede ser de ayuda. Las soluciones de búsqueda empresarial permiten buscar y filtrar de forma inteligente registros (correos, archivos, entradas de bases de datos, etc.) según su contenido en todas las fuentes de almacenamiento de la empresa. Con un software así también se pueden encontrar y filtrar correos según los criterios más diversos. De este modo, las suscripciones pueden encontrarse y cancelarse rápidamente y el correo puede limpiarse con facilidad. ## Consejo 3: evitar los adjuntos – ahorrar espacio y CO2 Folletos, informes, ofertas, contratos, fotos: muchos documentos no solo residen en servidores de archivos y PC, sino que también inflan los buzones de remitentes y destinatarios. «Un mismo documento se encuentra a menudo en múltiples copias en los servidores de la empresa, a veces con nombres de archivo distintos pero con el mismo contenido. Muchos de estos duplicados se enviaron como adjuntos», afirma Christoph Wendl, CEO de la empresa informática vienesa Iphos IT Solutions. «Es más seguro y ahorra más recursos no enviar como adjunto los documentos que se necesitan una y otra vez, como fotos y folletos de productos, sino ponerlos a disposición mediante un enlace a un almacenamiento en la nube para compartir archivos. Así, el destinatario puede consultar o descargar los documentos en una única versión. Para documentos confidenciales se puede trabajar además con acceso protegido por contraseña», continúa Wendl. Un correo con un adjunto grande genera unos 50 g de CO2, mientras que la huella de carbono de un simple correo con un enlace es de solo unos 5 g. Si se evita el envío directo de adjuntos –por ejemplo, utilizando una solución para compartir archivos como shareit based on Nextcloud–, no solo se ahorra espacio de almacenamiento, sino que también se contribuye a frenar el cambio climático. ## ¡A la caza! Duplicados en servidores de correo y de archivos ## Consejo 4: encontrar y depurar archivos duplicados Un problema del que a menudo se quejan las organizaciones son las múltiples versiones de un mismo archivo, frecuentemente dispersas con otros nombres por las distintas fuentes de datos y que así se resisten con éxito a ser reducidas. Las soluciones de búsqueda empresarial de primer nivel pueden poner remedio. Así, el software de búsqueda empresarial searchit del fabricante austriaco Iphos IT Solutions ofrece en su versión actual también un plugin de gestión del espacio de almacenamiento dedicado a la caza de duplicados. Un algoritmo especialmente desarrollado comprueba si hay duplicados en todos los documentos conectados al software de búsqueda. El algoritmo de searchit calcula para cada documento una suma de comprobación y la guarda en el índice. Si tras la indexación una suma de comprobación aparece varias veces, se trata de duplicados exactos de un documento. Aunque la copia de un documento se haya movido a otra ubicación, se haya enviado como adjunto o se haya renombrado, searchit puede detectar los duplicados en todas las fuentes de datos conectadas, ya sea en el servidor de archivos, el servidor de correo, el servidor web o en los PC. «Encontrar duplicados era un deseo que nos planteaban a menudo para ampliar nuestra solución de búsqueda searchit. Porque es aquí donde la mayoría de las organizaciones pierde mucho espacio de almacenamiento. Eso cuesta dinero en la compra de infraestructura adicional, pero también en costes energéticos durante el funcionamiento de los servidores y las soluciones de almacenamiento. En tiempos de costes crecientes de energía y hardware, no es un factor menor», afirma Wendl. ## Consejo 5: abordar primero los mayores problemas con una mejor visión de conjunto Como es sabido, primero hay que ser consciente de un problema para poder combatirlo. Sin embargo, las organizaciones a menudo no tienen nada claro qué se ha ido acumulando con el tiempo en sus diversos almacenes de datos y cuánto almacenamiento hay que destinar a ello. Con la visualización del espacio de almacenamiento, el software de búsqueda empresarial searchit destaca también en la representación gráfica del almacenamiento ocupado. Tanto si el reparto de documentos duplicados debe mostrarse en porcentaje como según el almacenamiento que requieren, el plugin «Gestión del almacenamiento» permite una limpieza estructurada de los almacenes de datos. La eliminación de archivos que ya no se necesitan puede realizarse opcionalmente según el principio de los cuatro ojos. En ese caso, cada solicitud de eliminación debe ser aprobada por un usuario autorizado. Cualquier día es bueno para empezar a dominar el caos de datos con una estructura más ligera. El inminente cambio de año quizá motive un poquito más a abordar de verdad la limpieza digital y a empezar el nuevo año con almacenes de datos ordenados. Más información sobre la búsqueda empresarial con searchit: [www.searchit-enterprise-search.com](https://www.searchit-enterprise-search.com) Más información sobre el uso compartido de archivos empresarial con shareit: [iphos.com/shareit](https://iphos.com/shareit) ## Sobre searchit La empresa internacional Iphos IT Solutions redefine para las empresas el tema de los «motores de búsqueda empresarial». Con el lanzamiento de searchit, la empresa se posiciona como innovador sostenible en el sector. Ing. Christoph Wendl dirige junto con Lyubomir Ivanov, como Chief Executive Officer (CEO), la empresa fundada en 1998, que afronta los retos actuales de la informática con soluciones innovadoras. ## Contacto para medios - Ing. Christoph Wendl, director general, Iphos IT Solutions GmbH - Khekgasse 35, 1230 Viena, Austria - Tel.: +43 1 869 84 00 - Correo: [info@searchit.cc](mailto:info@searchit.cc) - [Nota en PDF (alemán)](https://searchit-agent.ai/pr/5-tipps-wie-sie-digitales-entruempeln-optimal-angehen/20221123-presseaussendung-digitales-entruempeln.pdf) --- - searchit AI Agent: Esta versión se genera a partir de los archivos de idioma de la página (scripts/gen-unternehmen.py). Prevalece la propia página.