# 5 съвета как да подходите оптимално към дигиталното разчистване Прессъобщение от 23.11.2022 г.: пет съвета как организациите да спестят място за съхранение, разходи и CO2 с корпоративно търсене и споделяне на файлове. *Виена, 23.11.2022 г.* Спестяване на място за съхранение с решения за корпоративно търсене и споделяне на файлове **(Виена, 23.11.2022 г.)** През 2005 г. Hitachi пусна за първи път твърд диск от 500 GB – невъобразим размер. Оттогава нуждата ни от място за съхранение нарасна неимоверно: имейли, документи, снимки, бази данни, уебсайтове – купчината данни расте всеки ден. За компаниите това означава допълнителни разходи за storage – мястото за съхранение на растящия поток от данни. Към тях се добавят допълнителни разходи за администриране и търсене. Околната среда и климатът също са по-силно натоварени от увеличения обем данни. Емисиите на парникови газове, причинени от ИТ, нарастват с 8 % годишно и според проучване на климатичния мозъчен тръст The Shift Project вече съставляват 3 до 4 процента от общите емисии на CO2. Добра причина да се замислим за дигитално разчистване. Следващите съвети показват как организациите могат да използват решения за корпоративно търсене и практически техники за дигитално разчистване и така да освободят скъпо място за съхранение. ## Повече място и повече сигурност ## Съвет 1: Премахнете неизползвания софтуер Остарелите и вече ненужни софтуерни решения не само заемат място на сървърите и клиентските компютри, но често представляват и сериозен риск за сигурността. За хакерите тези неизползвани програми без актуализации за сигурност често са входна врата, през която могат да получат достъп до други части от ИТ инфраструктурата на компанията. Използвайте спокойните дни между празниците, за да хвърлите поглед на инсталирания софтуер. С инструмента на Windows „Добавяне или премахване на програми“ бързо виждате колко място заема всяка инсталирана програма и можете бързо и лесно да премахнете софтуера, който вече не ви е нужен. ## И дребните неща се натрупват ## Съвет 2: Разчистете пощенските кутии Безспорно не всеки прочетен имейл може просто да бъде изтрит – в края на краищата и електронната кореспонденция подлежи на определени задължения за съхранение. Но нека бъдем честни – колко от безбройните бюлетини, които всеки ден пристигат в пощенските кутии, наистина се четат, а не просто се пазят за едно все по-отлагано „ще го прочета по-късно“? За да се отдели зърното от плявата и да се обяви война на прекалено големите пощенски кутии, може да помогне решение за корпоративно търсене. Решенията за корпоративно търсене позволяват интелигентно търсене и филтриране на записи (имейли, файлове, записи в бази данни и др.) по тяхното съдържание във всички източници за съхранение в компанията. С такъв софтуер могат да се намират и филтрират и имейли по най-различни критерии. Така абонаментите могат бързо да бъдат открити и прекратени, а пощата – лесно разчистена. ## Съвет 3: Избягвайте прикачени файлове – спестете място и CO2 Брошури, отчети, оферти, договори, снимки – много документи съществуват не само на файловите сървъри и компютрите, но и раздуват пощенските кутии на изпращачите и получателите. „Един и същ документ често се намира в много копия на сървърите на компанията, понякога с различни имена на файла, но с еднакво съдържание. Много от тези дубликати са изпратени като прикачени файлове“, казва Кристоф Вендл, CEO на виенската ИТ компания Iphos IT Solutions. „По-сигурно и по-щадящо ресурсите е често нужните документи като продуктови снимки и брошури изобщо да не се изпращат като прикачени файлове, а да се предоставят чрез връзка към облачно хранилище за споделяне на файлове. Тогава документите са достъпни за преглед или изтегляне от получателя в една-единствена версия. При поверителни документи може допълнително да се работи с достъп, защитен с парола“, продължава Вендл. Имейл с голям прикачен файл причинява около 50 g CO2, докато въглеродният отпечатък на обикновен имейл с връзка е само около 5 g. Ако се избягва директното изпращане на прикачени файлове – например чрез решение за споделяне на файлове като shareit based on Nextcloud – се спестява не само място за съхранение, но се прави и нещо срещу климатичните промени. ## На лов! Дубликати по пощенския и файловия сървър ## Съвет 4: Открийте и премахнете дублиращите се файлове Често оплакван проблем в организациите са множеството версии на един и същ файл, които често са разпръснати под други имена в различните източници на данни и така успешно устояват на всеки опит да бъдат намалени. Тук могат да помогнат водещи решения за корпоративно търсене. Така например софтуерът за корпоративно търсене searchit на австрийския производител на софтуер Iphos IT Solutions предлага в актуалната си версия и плъгин за управление на мястото за съхранение, посветен на лова на дубликати. Специално разработен алгоритъм проверява всички документи, свързани със софтуера за търсене, за дубликати. Алгоритъмът на searchit изчислява за всеки документ т.нар. контролна сума и я записва в индекса. Ако след индексирането дадена контролна сума се среща повече от веднъж, става дума за точни дубликати на документ. Дори копието на документ да е преместено на друго място, изпратено като прикачен файл или преименувано, searchit може да разпознае дубликатите във всички свързани източници на данни – независимо дали на файловия сървър, пощенския сървър, уеб сървъра или на компютрите. „Откриването на дубликати беше често отправяно към нас желание за разширяване на нашето решение за търсене searchit. Защото именно тук в повечето организации се губи много място за съхранение. Това струва пари за закупуване на допълнителна инфраструктура, но и за енергия при текущата работа на сървърите и решенията за съхранение. Във времена на растящи цени на енергията и хардуера това не е маловажен фактор“, казва Вендл. ## Съвет 5: С по-добър обзор първо се заемете с най-големите проблеми Както е известно, човек първо трябва да осъзнае даден проблем, за да може да се справи с него. Често обаче организациите изобщо не си дават сметка какво се е натрупало с времето в различните хранилища за данни и колко място за съхранение трябва да се отделя за това. С визуализацията на мястото за съхранение софтуерът за корпоративно търсене searchit се отличава и с графичното представяне на заетото място. Независимо дали разпределението на дублираните документи трябва да се покаже в проценти или според необходимото за тях място – плъгинът „Управление на мястото за съхранение“ позволява структурирано разчистване на хранилищата за данни. Изтриването на вече ненужни файлове може по избор да се извършва по принципа на четирите очи. При това всяко искане за изтриване трябва да бъде одобрено от упълномощен потребител. Всеки ден е подходящ, за да започнете да овладявате хаоса от данни чрез по-олекотена структура. Предстоящата смяна на годината може би мотивира малко повече наистина да се заемете с дигиталното разчистване и да започнете новата година с подредени хранилища за данни. Повече информация за корпоративното търсене със searchit: [www.searchit-enterprise-search.com](https://www.searchit-enterprise-search.com) Повече информация за корпоративното споделяне на файлове с shareit: [iphos.com/shareit](https://iphos.com/shareit) ## За searchit Международната компания Iphos IT Solutions предефинира за компаниите темата „корпоративни търсачки“ (Enterprise Search Engines). С пускането на searchit компанията се позиционира като устойчив иноватор в бранша. Инж. Кристоф Вендл ръководи заедно с Любомир Иванов като Chief Executive Officer (CEO) основаната през 1998 г. компания, която посреща актуалните предизвикателства на ИТ с иновативни решения. ## Контакт за медии - Инж. Кристоф Вендл, управител, Iphos IT Solutions GmbH - Khekgasse 35, 1230 Виена, Австрия - Тел.: +43 1 869 84 00 - Имейл: [info@searchit.cc](mailto:info@searchit.cc) - [Съобщението като PDF (на немски)](https://searchit-agent.ai/pr/5-tipps-wie-sie-digitales-entruempeln-optimal-angehen/20221123-presseaussendung-digitales-entruempeln.pdf) --- - searchit AI Agent: Тази версия е генерирана от езиковите файлове на страницата (scripts/gen-unternehmen.py). Меродавна е самата страница.